Рекомендации-сценарий на примере юбилеев ТИАСУР КТФ-84

Пример сценария юбилейной встречи — СКАЧАТЬ

Есть в нашем вузе давняя традиция — собираться на юбилейные встречи выпускников. День выпускника  в ТУСУРе проводится ежегодно, во второй четверг июня.

Это установлено ВУЗом, и не надо пытаться перенести дату встречи на осень или на другое время. Обычно встречаются те,  у кого после окончания института  прошло 5, 10, 15 и далее лет. Именно в это время ВУЗ наполняется выпускниками,  и вы с удовольствием сможете встретиться с выпускниками других факультетов. ВУЗ «нарядно» встречает своих выпускников,  проводятся официальные мероприятия.  В первый день встречи вы находитесь под опекой родного ВУЗа,  кафедр, факультетов. И, несмотря на официальность этой встречи, она проходит в неформальной дружеской атмосфере,  полной неожиданных встреч и ярких впечатлений.

А уж потом, на следующий день, в рамках официальной программы Дня выпускника  проходят «Встречи по группам». Вот об этих встречах, вернее об  их организации  и пойдёт далее речь.

[singlepic id=23 w=320 h=240 float=right]

Обобщив многолетний опыт в этом деле, хотим дать практические рекомендации по успешному проведению таких мероприятий, чтобы вы  в дальнейшем смогли избежать досадных накладок и типовых ошибок.

Дорогой друг! Если ты читаешь эту страничку, то  значит, что ты в «наших» рядах, и тебе не безразлична судьба таких встреч. Засучи рукава и приступи к подготовке встречи. Из другого города никто не приедет, и не будет организовывать встречу. Именно  нам, Томичам, это придётся сделать, а именно, принять всех на высоком уровне и  провести встречу так, чтобы обязательно было  желание встречаться вновь.

Быть организатором нелегко, но когда видишь  благодарные глаза своих однокурсников, слышишь смех и слезы,  ты словно, переносишься в беззаботное время  студенчества.  Как будто и  не было этих прошедших лет и  это твоя группа и твой курс.

О положительном заряде таких встреч скажет каждый, кто хотя бы раз побывал на этих встречах.

Вспоминается все: и картошка, и строительные отряды, и отработки в общежитии и  дежурство в ДНД «в кинотеатре», всё то, что незримо связывало нас все студенческие годы, вплоть до парты, на которой ты сидел.  Чаще с любовью вспоминают родную кафедру и со смехом — военную.

Сколько анекдотов можно услышать, смешных и драматичных историй, басен и курьезов о себе и других, которые ты забыл. Я, например, сама себя не узнала на фотографии, а ее сохранила моя одногруппница. Это все можно выпускать отдельным сборником «Студент смеётся».

Встречаться рекомендуем выпуском – это интереснее и  проще. Проще организовать, учитывая, что многие из однокурсников здесь же на своём курсе нашли свои вторые половины. Хотя по нашему курсу из 300 человек набора КТФ закончили всего 200,  список встречающихся значительно расширился. К нам присоединяются даже те, которые не закончили вуз или ушли в академический отпуск.

Не бойтесь того, что ваш курс не был дружным во время учебы, и вы мало общались с другими группами.  После нескольких часов общения выпускников – эти страхи  проходят. Вас вспомнят,  и вы тоже  узнаете знакомые лица.

Мы  не ограничиваем приезд супругов выпускника –  это всегда показывает уровень доверия к нам. Лишними они не бывают, чаще всего мы им предлагаем «работать» в жюри.

Я не раз слышала, что нам,  Томичам, повезло, что мы живем в этом городе, ходим по тем же улицам, и в любой момент можем открыть двери родного вуза, перешагнуть его порог, протянуть руку преподавателю,  на улице встретить своего сокурсника, пускай и на бегу. А всем остальным Томск только снится.

[singlepic id=26 w=320 h=240 float=right]

У нас есть традиция — после встречи собраться всем оргкомитетом, посмотреть видеофильм, обсудить итоги и заново пережить еще раз эту встречу. Все говорят разом, вспоминают, перебивают. «Да, мы это сделали! Мы провели незабываемую встречу!».  Я всегда благодарю каждого, кто помогал, выступал, оперативно решал массу вопросов и дел, для того  чтобы это встреча запомнилась всем, а мы, Томичи, выступили самой дружной командой, лучшей частью нашего курса. Именно в это время формулируется большая часть рекомендаций для проведения следующей юбилейной встречи и появляются идеи встреч в периоды между юбилеями.

Всегда  сложно определить, когда заканчивается встреча.  Она не заканчивается 12 или 13 июня, она плавно переходит в череду маленьких встреч. Мы обычно провожаем  почти каждого, кто приехал. «До скорой встречи!»  — отстукивают колеса.

Потом, позже, в июле-августе,  начинают подъезжать те, кто не смог приехать на встречу в июне, они привозят своих детей для поступления в ВУЗы и мы опять заново, с удовольствием рассказываем, как прошла встреча, передавая каждому частичку  тепла.

Каждому мы переписываем диск «Наш курс», в котором собранно все о курсе —  от фотографий до свадебных пригласительных,   делимся фотографиями предыдущих встреч.

[singlepic id=56 w=320 h=240 float=right]

Для нашего курса КТФ 1984 года  выпуска встречи не заканчиваются, и это здорово.

У нас есть свой форум в интернете, на котором мы общаемся и планируем новую встречу.

При подготовке встречи из числа Томичей создаём оргкомитет.  Мы никого не принуждаем и не заставляем, у нас каждый сам предлагает свою посильную помощь. На первое заседание я стараюсь пригласить как можно больше Томичей. Но не надо собирать всех, не превращайте это в базар. Вспомни, с кем тебе было комфортно работать и учиться, они и помогут в организации встречи, так как  это труд, и труд титанический.

Первое заседание лучше провести за полгода до даты, если вы ни разу не собирались (если собирались — это уже у вас отработано). На первом заседании оргкомитета необходимо наметить общую стратегию и выбрать председателя встречи и его заместителя, решить, где  проводить встречу – место встречи (ресторан, база отдыха, квартира и т.д.). После этого установить сумму оргвзноса и дополнительной спонсорской помощи.

Постарайтесь заранее ( за полгода) зарезервировать место встречи, т.к в это время встречи выпускников проводятся не только в нашем вузе.

Председателем желательно выбрать человека, который многим был хорошо знаком  во время учебы. Поэтому,  когда начинаешь обзванивать выпускников, быстрее устанавливается контакт и доверие, если ты достаточно известен.

Председатель должен быть обязательно. Именно председатель решает все организационные вопросы, возникающие в ходе встречи, и иногда единогласно принимает решение. У меня, как у председателя оргкомитета, есть рабочая тетрадь, где я заношу  информацию про каждого.

Желательно  на заместителя председателя оргкомитета возложить финансовые вопросы. Он составляет смету, выдает нужную сумму денег, записывает весь расчет, ведет калькуляцию.

Кассир – это тот человек, который будет собирать деньги  с Томичей и приезжающих во время регистрации. Деньги с Томичей должны быть собраны заранее (деньги нужны на этапе подготовки), так как надо вносить предоплату за ресторан или базу отдыха, докупать продукты на банкет. Эту работу я всегда считаю самой трудной, так как с оплатой все будут тянуть до последнего. Но к 1 мая деньги с Томичей должны быть собраны.

На регистрации обязательно раздать бэйджики со старыми и новыми фамилиями, а также  книгу с  адресами ваших выпускников и  программу вашей встречи, можно и диск, на котором собранны старые и новые фотографии. Желательно раздать книгу с адресами однокурсников  в бумажном варианте  и  ее же продублировать  на диске. При встрече начнутся уточнения друг у друга и проверка имеющейся информации. Адресная книга составляется по группам.

Получить полный список выпускников (тех, кто закончил вуз и получил диплом государственного образца) можно через ассоциацию выпускников.  Надо обратиться в аудиторию №309   главного корпуса.

Списки на  подготовительных собраниях надо сверить, потому как встречаются ошибки и неточности.

Обычно в первый четверг февраля в ТУСУРе проходит первое заседание по подготовке общей встречи выпускников, на котором Подлипенский В.В.  расскажет, как в этом году будет проходить институтский праздник, раздаст программу встречи. Он приглашает на это заседание тех, чьи телефоны у него есть, с кем он хорошо знаком. Точных сведений у него, кто ответственный за встречу от выпуска  нет. Поэтому надо заранее с ним созвониться и напомнить о вашем курсе.

Там же надо получить чистые фирменные конверты и письмо-вызов на встречу за подписью ректора (приложение А), подтвердив, что это официальное мероприятие. Это письмо выпускник показывает на своем  предприятии, чтобы его отпустили на встречу, и оформляет командировку, если договорится с начальством.

Необходимо  в официальное письмо администрации ВУЗа вложить  и ваше письмо- приглашение, в котором укажете,  кто конкретно, чем занимается и куда обращаться по приезду. Нужно обязательно указать фамилии ответственных за расселение приезжающих и ответственных за регистрацию приезжающих из-за рубежа. Этих ответственных тоже надо выбрать заранее. Тот, кто будет отвечать за расселение в семьи  Томичей должен получить согласие и второй половины семьи, чтобы не попасть впросак. За  прошедшие встречи никто в гостиницу не устраивался. Выпускники приезжают  общаться и согласны спать хоть на полу, хоть на коврике, только чтобы быть всем вместе. В общем, трудно сказать, что люди собираются спать, ведь встреча – это практически  сплошной день.

Приглашение желательно придумать заранее и на первом заседании обсудить.

При подготовке встречи необходимо в общий список однокурсников внести недостающие адреса и до 15 апреля завершить отправку писем.

Вот здесь  надо подключить всевозможные способы и средства для розыска выпускников, а именно:
— использовать  базу данных ассоциации выпускников ТУСУРа;
— использовать  базу данных через 09 и различные телефонные справочники;
— дать объявление в СМИ;
— получить через архив ТУСУРа домашние  адреса родителей своих бывших студентов, которые есть в личном деле;
— социальные сети;
— сайты выпускников.

Должен быть единый список, в котором необходимо регистрировать  дату отправки письма и получение согласия выпускника на встречу.  Обычно две девушки справляются с этой работой и не надо поручать отправку писем каждому.

Подготовленные письма  отправляются через  канцелярию института. Если письмо вернулось (неправильный адрес или адресат выбыл), то его забирает Подлипенский В.В,  у  которого необходимо  периодически узнавать, есть ли случаи  возврата.

Из общего списка необходимо сформировать  два списка: список по группам и список Томичей – они пригодятся вам в работе.

Чтобы информация о вашем курсе не искажалась, нужно, чтобы один человек знал про всех. И это будет  председатель встречи.  Именно он рассказывает всем собравшимся на встрече о тех, кто не смог приехать и зачитывает их обращения и письма. После выступления председателя, наша зам. декана Белюк Л.В.  делает перекличку по группам. Перекличка – это захватывающее и веселое мероприятие. Наш списочный состав сверяется по спискам за второй курс, именно их сохранила зам. декана.

На втором заседании оргкомитета  необходимо распределить обязанности, согласно утвержденной программе. Старайтесь учесть всё: и кто будет заказывать меню, покупать продукты, организовать  покупку цветов для преподавателей, накрывать стол для фуршета,  и кто возьмет удлинители для аппаратуры и т.д.

В день встречи обычно проводится встреча выпускников всех выпусков с ректором в актовом зале, которая длится несколько часов. Поэтому мы заседание своего выпуска  переносим на утро пятницы. Если вы проводите встречу отдельно, то заранее через бюро расписаний, необходимо договориться об аудитории.

Желательно на доске объявлений главного корпуса оставить сообщение, где ваш курс проводит встречу и каким транспортом можно добраться с подробным описанием всех поворотов и куда обращаться опоздавшим. Были случаи, что в два- три ночи подъезжали  желающие встретиться из других городов. И обидно будет им, если они не смогут  вас найти.

После  встречи в ТУСУРе, есть традиция фотографироваться на фоне вуза. Лучше заранее пригласить профессионального фотографа. И хотя каждый имеет свой фотоаппарат, но, покидая наши «Сибирские Афины», выпускник должен иметь памятную общую фотографию.

Необходимо заранее составить список  приглашаемых преподавателей и распределить, кто приглашает и опекает их в день встречи.

[singlepic id=25 w=320 h=240 float=right]

Постарайтесь украсить помещение, где проводиться встреча. На стендах и плакатах мы размещаем письма тех, кто не смог приехать,  студенческие, семейные фотографии.

У нашего курса есть свой гимн и знамя (однажды изготовили и храним) и это придаёт торжественность встрече.

[singlepic id=20 w=320 h=240 float=right]

С каждым разом Томичи стараются провести встречу всё лучше и лучше. И чем больше таких встреч, тем дружнее работает оргкомитет. На чужих ошибках учимся, внимательно изучаем опыт старшего выпуска (обязательно интересуемся, как прошла встреча в предыдущий год).

[singlepic id=19 w=320 h=240 float=right]

Наш сценарий встречи обычно рассчитан на 3 дня. И включает в себя сдачу домашнего задания, костюмированный бал, спортивные мероприятия (это футбол между кафедрами или , как 2004 году, между факультетами) и заплыв с  показательными выступлениями.  Посмотрите на фотографии,  встречами довольны все, оргкомитет очередной раз справился, задав следующим встречам ещё более высокий уровень.

На других страницах этого сайта приведены сценарии всех встреч КТФ выпуска 1984 года, которые были организованы  мною,  и сценарии встреч (выпуск КТФ 1985), в которых я уже выступала, как «куратор  встречи».

Наверх страницы